Teletrabajo: cómo superar la urgencia inicial

Una situación imprevista que ha sorprendido a un considerable número de empresas sin un plan de respuesta inmediato, al no contar con una infraestructura ni unas utilidades que lo permitan. Si tenemos en cuenta que en España más de la mitad de las empresas son Pymes y muchas de ellas micro-pymes y autónomos con asalariados, la cantidad de negocios que no estaban preparados para ello, es muy considerable.

La globalización ha convertido una crisis sanitaria focalizada en una región de China, en una pandemia que pone en riesgo de colapso los sistemas sanitarios de aquellos países que la sufren. Ante tales circunstancias los equipos científicos asesores de los respectivos gobiernos han aconsejado un confinamiento general de la población para detener el ritmo descontrolado de contagios, lo que ha desembocado en una crisis económica y financiera de mayores dimensiones que la del 2008.

Esta ha provocado que muchas hayan optado por aplicar soluciones de emergencia para salir del paso, configurando a marchas forzadas los sistemas para proporcionar las conexiones necesarias para los usuarios y hacerlo de un modo seguro, puesto que la urgencia en algunos casos ha supuesto abrir brechas en la seguridad de los sistemas.

Ante este escenario es razonable proponer a estas organizaciones una reflexión sobre la utilidad de su infraestructura con un análisis de sus sistemas que proporcionen una visión de futuro en la que se contemple el teletrabajo como un modelo estratégico de negocio y como una respuesta tecnológica antes posibles nuevos brotes y escenarios de confinamiento que puedan repetirse.

¿Estamos tecnológicamente preparados para el teletrabajo? ¿Qué debo tener en cuenta?

1. El tipo de infraestructura tecnológica

Será el tipo de sistemas, soluciones y configuraciones existentes lo que determinará la capacidad que los empleados tengan para trabajar remotamente. El análisis conjunto de estos recursos digitales permitirá saber con qué opciones contamos para facilitar el acceso remoto a los datos de la compañía, por ejemplo, con conexiones seguras VPN si se dispone de servidores. En caso contrario, los agentes de control remoto de los equipos podrían ser la solución para acceder a las estaciones de trabajo, y en aquellos casos en los que solo sean necesarias herramientas de comunicación y colaboración, los servicios cloud como Office 365 podrían ser más que suficientes

2. Diferentes roles, diferentes necesidades

Cada empleado desempeña un rol determinado en la compañía y serán las características concretas de sus funciones las que determinen las necesidades tecnológicas para su puesto de trabajo en remoto. No todos los empleados tendrán la misma interacción con los sistemas de información y documentación de la empresa por lo que deberán utilizar soluciones diferentes y con intensidades diferentes. Si hay un elemento común que todos acentuarán, será la necesidad de utilizar herramientas de comunicación y colaboración sea cual sea su rol.

3. Confianza en la continuidad de negocio

Ante la urgencia de proporcionar conexiones a los usuarios que las demanden, pueden desatenderse algunas vulnerabilidades y ante el riesgo de ataques externos que puedan comprometer la seguridad de nuestra información es importante que todas aquellas soluciones que se adopten para teletrabajar sean confiables, estables y seguras. Ante este riesgo están expuestos todo tipo de negocios independientemente de su actividad o dimensión. Contrata solo servicios que garanticen una correcta administración de la seguridad que garanticen la continuidad de negocio y trata de unificar o concentrar las soluciones en herramientas profesionales, evitando la dispersión en diferentes aplicaciones solo por el hecho que son de acceso gratuito. Cuantos más registros y accesos deban hacerse, más vulnerables seremos.

4. El teletrabajo va más allá de la movilidad

La movilidad facilita determinados procesos de trabajo ubicuamente sin depender de un puesto físico. En cambio el teletrabajo tiene que permitir realizar el máximo de funciones que se realizarían en el puesto de trabajo habitual. Así que hay que preguntarse ¿están los procesos de trabajo preparados para teletrabajar? Esto pondrá de manifiesto qué nivel de digitalización hay en la organización. Por ejemplo, si en la gestión documental se ha implementado un sistema de digitalización de documentos o todavía se archivan todos los documentos en papel. De ser así, se limitan las opciones del teletrabajo no pudiendo realizar la recepción y archivo de documentos físicos.

5. Espacio y equipamiento en casa

Aún contando con que la infraestructura de la empresa esté preparada para dar respuesta a una necesidad de teletrabajo, es necesario que cada usuario disponga en su casa de un espacio que aunque sea doméstico no debe olvidar los criterios básicos de ergonomía, y un equipamiento mínimo para poder desempeñar con garantías técnicas su función. Una habitación, el mobiliario y sus equipos. ¿Tiene un portátil o un sobremesa?, ¿Dispone de un segundo monitor? ¿Dispone de periféricos de audio i micro necesaris para atender todas las videollamadas y reuniones virtuales a las deberá asistir? En cuanto a la telefonía, ¿Cómo recibirá y emitirá las llamadas telefónicas? ¿Podrá desviar las llamadas? Habrá que dotar de recursos a los empleados que entren en el plan de teletrabajo de la compañía.

6. Capacitación personal

La deslocalización de los empleados fuera de la oficina generará unos escenarios y casuísticas diferentes en cada casa. Ante las incidencias que éstas puedan presentar, es muy probable que se salgan a relucir las comprensibles limitaciones técnicas de los usuarios. Ten presente en dotar de una mínima formación a la plantilla para que gocen de cierta autonomía en la resolución de incidencias tanto físicas como lógicas que les permitan mantener activos sus sistemas domésticos para el teletrabajo. De otro modo se generará un volumen considerable de peticiones de soporte y las consecuentes interrupciones en el trabajo que afectarán a la productividad de todo el equipo.

Bien sea por necesidad o bien por una nueva concepción de algunos puestos de trabajo, no sería de extrañar que en breve la necesidad de integrar el teletrabajo como un recurso habitual sea una cuestión prioritaria en muchas empresas. Confía en OnTek y su amplia experirencia en el teletrabajo para obtener una sesión de asesoramiento gratuita sobre teletrabajo y determinar las acciones aconsejadas en cada caso.

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