La facturación electrónica a la Administracion Pública

La factura electrónica (e-factura) es un documento tributario generado con herramientas informáticas, que reemplaza el documento físico en papel, pero que conserva su mismo valor legal con unas condiciones de seguridad e integridad mayores gracias al uso de certificados digitales (firma electrónica). Además, por su esencia, la posibilidad de ser transmitida mediante medios electrónicos la hace más versátil.

La presentación de facturas en formato electrónico a las distintas administraciones públicas se puso en marcha en 2015, siendo de obligatorio cumplimiento desde el pasado enero, según marca la Lei 25/2013 de 27 de diciembre de impulso de la e-factura y creación de registro contable de facturas en el sector público. Así mismo, se definen de forma general diferentes puntos de entrada de estas facturas, dependiendo del ámbito territorial (e-FACT para Cataluña, FACe para el conjunto del estado español…)

Con esta operativa, se persiguen diferentes ventajas:

Cómo emitir una e-factura?

Aunque los formatos informáticos pueden ser muy variados (pdf, jpg, doc, xls, txt, html…), para la facturación a la administración pública, existe la obligatoriedad que el formato de las facturas electrónicas sea el XML (que permite una mayor interoperabilidad) según el modelo Facturae v3.2 o 3.2.1, firmadas con firma electrónica basada en un certificado digital reconocido, y define los siguientes criterios, tambien obligatorios, entre otros:

• La fecha de factura no puede ser posterior a la fecha del registro
• Las facturas deben incluir un indicador de servicios o aprovisionamiento
• Cada fichero XML contendrá una única factura
• El máximo de líneas de facturas es de 999 líneas
• El peso máximo del fichero es de 1,8MB

Para la elaboración de la factura, puede usarse un programa informático de gestión que implemente la función, o bien programario que esté destinado a este propósito concreto o usar un servicio de terceros con la intermediación de un prestador de servicios de facturación electrónica (en este caso, no será necesario disponer de una firma electrónica). En todo caso, si su organización es una pequeña empresa o usted es autónomo, puede utilizar el programa informático gratuito que ofrece el Ministerio de Industria, Energía y Turismo desde su portal Facturae y que le permite la entrega manual de su factura electrónica.  Tambien exiten otras opciones gratuitas privadas como b2brouter y Pimefactura o de pago como Hazte Una Facturae (aunque incluye 20 días de uso gratuito). También algunas entidades bancarias ofrecen el servicio de generación y envío de facturas electrónicas, como CaixaFactura.

En caso que el volumen de facturas electrónicas que una organización debe generar sea elevado, o exista mucha variedad en cuanto a los canales de entrega de las mismas, existen soluciones de negocio que implementan módulos para la confección y envío automatizado de facturas electrónicas, adaptando el sistema contable o ERP, que aligeran todo el proceso.

¿Cómo presentar una e-factura a la administración pública?

Las e-facturas dirigidas a las Administraciones públicas, se envían a través de los Puntos Generales de Entrada de Facturas Electrónicas, que pueden ser distintos dependiendo de  la administración de destino. Por tanto, es necesario conocer el método a seguir para cada administración pública (Ayuntamiento, Comunidad Autónoma o Estado). Desde este mismo canal, será posible hacer el seguimiento de las facturas presentadas. Como ejemplo, para la presentación y seguimiento de facturas electrónicas a nivel estatal, debe hacerse desde el Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas Face.

En todo caso, debe conocerse el código DIR3 de la administración a la que va dirigida la e-factura, que puede ser más de uno, así como tener especial cuidado con este código pues hacienda puede ir actualizándolo con el tiempo.

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