La respuesta es SI, es legal grabar reuniones virtuales aunque por razones éticas o legales, los trabajadores no deberían grabarlas todas. Hay que aprender cuándo al grabación es apropiada y cuándo no.

El aumento del trabajo remoto durante la pandemia de COVID-19 contribuyó a un aumento proporcional de las reuniones virtuales y las plataformas de videoconferencia.

Sin embargo, ese aumento obligó a las organizaciones a considerar las implicaciones legales de las grabaciones digitales desde sus plataformas de comunicaciones unificadas. Dadas las diferentes regulaciones de cada estado relacionadas con las grabaciones, los responsables IT deben definir políticas más estrictas sobre cómo los trabajadores remotos deben manejar las grabaciones de las videollamadas. Es necesario encontrar un término medio en el que los trabajadores remotos puedan grabar reuniones virtuales sin poner a la organización en riesgo por problemas legales o éticos.

Beneficios de grabar reuniones virtuales

Si los equipos pueden grabar reuniones virtuales, los trabajadores remotos pueden acceder fácilmente a sesiones de brainstorming, sesiones de capacitación u otra información importante compartida dentro de una reunión virtual.

1. Las grabaciones capturas las interacciones del equipo y las sesiones de intercambio de ideas

En las reuniones virtuales, los equipos pueden interactuar con una pizarra digital para visualizar ideas. Estas reuniones pueden aumentar la productividad y permitir que los trabajadores remotos dibujen formas visuales, como flujos de trabajo y otras señales visuales que los trabajadores pueden tener dificultades para expresar en notas escritas. Si los equipos graban estas sesiones, pueden volver a visitar y comprender la grabación más fácilmente que las notas de texto que intentan resumir las reuniones.

2. Las grabaciones guardan las sesiones de formación para su uso futuro

Los trabajadores remotos se enfrentan a diversas distracciones a lo largo de la jornada laboral, por lo que las sesiones de formación virtual no siempre mantienen la atención completa de los asistentes. Si el presentador graba la sesión, ya sea en una nueva aplicación, sistema o proceso de la empresa, los asistentes pueden revisar la sesión más tarde, si es necesario. Las organizaciones también pueden reutilizar las sesiones grabadas para propósitos futuros, como capacitar a los futuros empleados recién incorporados al equipo.

3. Las grabaciones conservan la información fielmente

Para las reuniones virtuales de cara al cliente en las que los trabajadores remotos recopilan información importante, las grabaciones garantizan que todos los participantes puedan volver a visitar la conversación más tarde y confirmar lo que se debatió. Ya sea que la sesión explore los requisitos de software, las características del producto deseadas por el cliente o una negociación de contrato que requiera que todos los detalles se compilen en un documento, todas las partes involucradas se beneficiarían de grabar la sesión para su uso o revisión en el futuro.

Razones para no grabar una reunión virtual

Si bien es legal grabar reuniones virtuales en general, las organizaciones no deben grabar todas las reuniones por razones éticas o legales determinadas.

1. Razones éticas

A medida que más personas comenzaron a trabajar de forma remota debido a la pandemia de la COVID-19, las interacciones entre gerentes y empleados se convirtieron en reuniones virtuales, al igual que las revisiones de desempeño y otros asuntos relacionados con los recursos humanos. Los empleados pueden sentirse incómodos si sus gerentes quieren grabar discusiones sobre problemas específicos. Además las organizaciones también pueden optar por no registrar las quejas de RR.HH., ya que algunos empleados pueden negarse a presentar problemas si el equipo de RR.HH. graba la reunión virtual.

2. Ciertas razones legales

Las organizaciones deberían conocer la legislación del estado o los estados donde tenga actividad (vea aqui información sobre RGPD es España), donde se desarrollen dichas reuniones y como debe formalizarse el consentimiento de las partes para su grabación antes de proceder. Según la legislación vigente pueden interponerse demandas alegando que se vulnera el derecho a la privacidad de las personas. Muchos servicios de videoconferencia como Microsoft Teams, Zoom o Webex permiten configurar avisos audibles cuando alguien inicia la grabación así como indicadores visuales en pantalla para resaltar que la reunión està siendo grabada.

¿Cuánto tiempo deben mantener las organizaciones una grabación de video?

Al igual que otros activos que las organizaciones mantienen en los sistemas de almacenamiento, los archivos digitales y las grabaciones de video requieren protección. Las políticas de retención y respaldo de datos se aplican a los datos de reuniones virtuales como cualquier otro archivo digital. Si bien las políticas de retención difieren entre empresas e industrias, los equipos de TI deben aplicar las mismas políticas para los datos existentes en las grabaciones de video.

Sin embargo, en algunos escenarios, las grabaciones de video requieren consideraciones adicionales. Por ejemplo, en los bufetes de abogados es común registrar las interacciones entre abogados y clientes; o en un servicio de salud puede ser que el médico necesite conservar determinada información durante un tiempo.

Ya sea que se lleve a cabo una reunión para celebrar el éxito de un proyecto o para discutir los logros o fracasos de un departamento, la grabación de reuniones virtuales crea una instantánea permanente de la discusión que todos los asistentes pueden revisar posteriormente. Pero el botón de grabación tiene implicaciones tanto desde el punto de vista legal como ético.

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