Ladrones de Tiempo: cómo detectarlos y desactivarlos
Los Ladrones de Tiempo son aquellas situaciones o procedimientos que provocan pérdidas de tiempo. Conocerlos se hace necesario para detectarlos y corregirlos o evitarlos y así conseguir trabajar de forma más eficiente. En este post se los presentamos, junto con las herramientas necesarias para hacerles frente.
El primer principio: la Ley de Carlson
«El trabajo interrumpido será menos efectivo y tomará más tiempo que el que se ejecuta de manera continua«
Este principio tambien es conocido como la Ley de las secuencias homogéneas y viene a explicar que la multitarea es la muerte de la productividad personal y que es importante aprender a gestionar adecuadamente las interrupciones para poder centrarse en aquello que se hace. La interrupción no solamente nos aparta, mientras dura, de aquello que estamos ejecutando si no que además rompe nuestra concentración y amplia el tiempo perdido.
Así mismo, la heterogenidad en las tareas tampoco es buena consejera pues el hecho de ir intercalando quehaceres de naturaleza diferente, se puede considerar como interrupciones en el fluir del trabajo. Por eso se recomienda que el conjunto de tareas se agrupen por grupos homogéneos y que se hagan todas seguidas y sin interrupciones, en bloques de 40 minutos, con 5 minutos de descanso.
Y para evitar las interrupciones externas, puede usarse la técnica de la «Tarjeta Roja», que no es otra cosa que un indicador que nuestros compañeros conocen y que indica que no se nos puede molestar (el uso de unos auriculares o cerrar la puerta del despacho pueden funcionar).
Con el uso de herramientas como Skype Empresarial , es muy fácil evitar interrupciones pues permite mostrar el estado del usuario (Disponible / Ocupado / No molestar / Vuelvo enseguida…). Así mismo, aplicaciones como Planner nos permite ordenar quehaceres.
Las interrupciones, la procrastinación y el agotamiento son elementos con los que estamos acostumbrados a convivir en el trabajo sin darles la importancia que merecen.
El segundo principio: la Ley de Fraisse
«El tiempo pasa más rápido cuanto más interesante nos resulta lo que hacemos«
En otras palabras: la motivación es un factor importante a la hora de gestionar nuestro tiempo y ser más productivos. Y la falta de ella es uno de los ladrones de tiempo.
Y yendo más allá, la falta de motivación puede suponer la entrada en juego de la procrastinación, que no es otra cosa que el hábito de retrasar el comienzo de una obligación sustituyéndola por otra que nos suponga un mayor placer. Es evidente que esto puede afectar a la productividad de forma clara.
Como ya apuntábamos al principio, la motivación es la mejor arma contra la procrastinación, y una posible solución es revertir la ecuación poniendo en el primer lugar de la lista las tareas menos «agradables» para dejar las «motivadoras» para el final. Otra estrategia podria ser convertir esas tareas menos atractivas en interesantes. Por ejemplo, si es necesario realizar llamadas comerciales, a veces tediosas, el uso previo de la herramienta CRM para prepararlas puede dar una nueva dimensión al proceso pues, conocer al interlocutor, puede convertirlas en una experiencia menos fria.
El tercer principio: la Ley de Illich
«La productividad decrece con el paso del tiempo, llegando incluso a ser negativa»
Este principio está directamente ligado al llamado Umbral de Eficiencia, a partir del cual la saturación entra en juego, provocando un peor rendimiento. Estar haciendo lo mismo durante mucho rato y sin descansos, agota mentalmente provocando una bajada del ritmo y la aparición de errores. El cansancio se convierte entonces en un ladrón de tiempo.
La solución pasa por ordenar los trabajos por bloques de tiempo que nos permitan ser lo más eficientes y eficaces posible, separándolos por descansos entre ellos. Además, las tareas que requieran de un mayor esfuerzo deben disponerse en aquellos momentos en que nos encontremos con más energia.
En este sentido, Office 365 nos provee de herramientas para organizar el trabajo, tanto el personal como el de equipo, como el calendario, Microsoft Planner o Tasks, entre otros.
El cuarto principio: la Ley de Pareto
«El 20% de las acciones conllevan el 80% de los resultados«
Esta ley está relacionada con la necesidad de focalizar el trabajo en aquellas tareas que han de aportar una mayor productividad. Esto es especialmente importante cuando se trata de trabajar en equipo.
Una planificación previa del trabajo a ejecutar, de los pasos a seguir, de los resultados a obtener o un análisis del equipo humano disponible se hace indispensable para evitar fugas de tiempo en tareas no productivas.
De forma general, las herramientas que pone a disposición Microsoft Office 365 se revelan realmente útiles en este sentido, especialmente la nueva propuesta Teams para el trabajo en equipo.
En resumen, los ladrones de tiempo son las interrupciones, la procrastinación y el agotamiento, elementos con los que estamos acostumbrados a convivir en el trabajo sin darles la importancia que merecen. Conocerlos para detectarlos y aplicar las herramientas oportunas se hace necesario para evitar que sigan sustrayéndonos este bien tan preciado.
No dude en contactarnos si necesita más información sobre las herramientas que pueden ayudarle a mantener a raya a los ladrones de tiempo en el 902 566 048 o mediante este formulario:
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