¿Necesita comprar un ERP? Guía básica para acertar

La complejidad de la economía global y las demandas de los consumidores modernos han hecho que agilizar los procesos comerciales y administrar y optimizar los datos sea fundamental. El ERP suele ser la base de estas capacidades.

ERP, siglas de Planificación de Recursos Empresariales (Enterprise Resource Planning) es un software utilitzado para integrar en un solo sistema la administración de los procesos comerciales de una organización como las finanzas, recursos humanos, cadena de suministro o la gestión del inventario.

Actualmente su uso está ampliamente extendido hasta el punto de considerarse una herramienta imprescindible para las pymes. En el mercado existen gran cantidad de opciones a su alcance, y tomar una decisión puede ser algo complejo.

En este artículo entrontrará lo que debe saber antes de comprar un sistema ERP.

Qué hacer y qué no hacer para tener éxito en la selección del ERP

No puede dejar al azar, acertar con la compra de un nuevo ERP. Si usted es quien liderará o validará el proyecto, debe desarrollar un plan consistente para centrarse desde el principio en aquellos aspectos de mayor relevancia.

Por obvio que le parezcan algunos de los puntos de esta guía, no los omita pensando en que podrá abordar en otro momento o tal vez no sea necesario. Es un error y puede condenar el proyecto de selección del ERP que su organización necesita.

A continuación se detallan unos puntos a tener en cuenta para asegurarse que se está tomando la decisión de una forma adecuada.

Empiece con los requisitos de la empresa

Documentar lo que necesita de un sistema ERP puede parecer una tarea larga, pero es un paso crucial. Necesita requisitos claros y validados por las partes interesadas para poder elegir e implementar el software adecuado. Si selecciona el sistema ERP incorrecto, tendrá que pagar por las solicitudes de cambio y por el software de terceros para llenar los vacíos.

Si dispone de un buen conjunto de requisitos, obtendrá múltiples ventajas desde el principio, como las siguientes:

• Puede confirmar durante la primera reunión que un proveedor concreto cumple sus requisitos imprescindibles. Si no lo hace, puede pasar al siguiente proveedor y ahorrarse a sí mismo y a su equipo mucho tiempo.
• Si el equipo de ventas del proveedor dice que su software cumple sus requisitos más importantes, puede pedirle que le demuestre esa funcionalidad durante su demostración. Así se asegurará de que no pasen por alto las limitaciones del software.
• Una vez que empiece a hablar con los proveedores y a ver las demostraciones, podrá incorporar los nuevos requisitos a su documento existente en lugar de empezar de cero.

Cree agendas de demostración

Trabaje con el equipo del proveedor para elaborar una buena agenda de reuniones. Deben tener tiempo para mostrar la empresa y el producto. Pero usted también debe tener tiempo suficiente para evaluar las características que más le interesan. Discuta la duración de la demostración y asegúrese de que los expertos en la materia estén disponibles en el momento adecuado.

Elija un socio de implementación de confianza

A menudo, los proveedores de software le recomendarán que trabaje con su equipo de servicios profesionales o con uno de sus socios de implantación. Sin embargo, tomarse el tiempo necesario para identificar al proveedor con el que se sienta más cómodo y establecer una buena relación con él le beneficiará durante todo el proyecto.

Puede fortalecer esta relación reuniéndose con ellos en los buenos y en los malos momentos, siendo justo durante las negociaciones y trabajando en equipo en lugar de adoptar un enfoque adverso. Una buena relación con el socio de implementación dará sus frutos una y otra vez, y hará que el proyecto sea mucho menos estresante.

Incluya un fondo para imprevistos

Las sorpresas financieras aparecerán sin duda, aunque haya documentado sus requisitos y negociado un buen contrato con el proveedor. También aparecerán incluso si ha seleccionado el mejor sistema ERP para su organización y ha elegido un socio de implementación con experiencia. Puede producirse una reorganización o implantarse otro sistema con el que, de repente, tenga que interactuar.

Debería añadir un fondo de contingencia desde el principio para estar preparado para cualquier imprevisto.

Incluya en su equipo a los expertos adecuados

Necesitará el apoyo de expertos en la materia para tener éxito con su proyecto. Desempeñarán un papel importante, tanto si forman parte del equipo principal del proyecto como del equipo ampliado. Sus expertos deben validar los requisitos, contribuir durante las reuniones, participar en las pruebas y optimizar el proceso de migración. Lo ideal es que sean una voz de apoyo para su proyecto dentro de la organización.

Complemente su equipo con recursos externos

Es probable que los trabajos cotidianos de los miembros del equipo del proyecto no desaparezcan cuando éste comience. Puede considerar la posibilidad de añadir recursos temporales para ayudar a los miembros del equipo con su carga de trabajo.

Entre las opciones se encuentran las siguientes:

1. Cubrir una parte de la función del miembro del proyecto con otro empleado. Ese empleado ganará experiencia adicional y el miembro de su equipo tendrá más  tiempo para el proyecto.

2. Añadir un trabajador contingente (temporal o contratado) para cubrir parte del trabajo de los miembros del proyecto.

3. Añadir trabajadores eventuales al equipo del proyecto. El trabajador contingente puede haber trabajado con el sistema ERP seleccionado o en implantaciones en general, y puede aportar una visión adicional.

No posponga la participación de los principales interesados

Las partes interesadas clave pueden hacer que su proyecto sea un éxito o un fracaso. Es más probable que apoyen la iniciativa si se les hace partícipes desde el principio y se les permite dar su opinión sobre los requisitos, los calendarios y el proceso previsto. Si se les deja fuera hasta el final, es posible que no apoyen la iniciativa y sigan haciendo las cosas a la antigua.

Incluya a personas de todos los niveles de la organización. El éxito de la implantación de un sistema ERP requiere el apoyo de los empleados y la aprobación de los directivos.

No asigne a un gestor de proyectos sin experiencia

Un proyecto de ERP puede ser una gran empresa con grandes expectativas. Elija un gestor de proyectos que tenga experiencia en implantaciones similares. También tiene que ser capaz de manejar el alto estrés que conllevan los múltiples plazos, el incumplimiento de las fechas límite y los cambios inesperados.

Los gestores de proyectos más jóvenes de su empresa pueden seguir participando. Pueden apoyar al director de proyecto elegido y asumir áreas de responsabilidad específicas. Serán buenas experiencias de aprendizaje.

No tenga miedo de pedir ayuda

En algún momento del proyecto, es posible que se le pida que tome una decisión o que  asuma una tarea para la que no se siente capacitado. Pida ayuda a sus colegas en lugar de hacer sus mejores conjeturas.

Mucha gente se siente presionada por saberlo todo, pero eso es poco realista y a menudo ineficaz. Lo ideal es hablar con colegas de confianza dentro de su organización. Sin embargo, si no se siente cómodo preguntando a otros empleados, acuda a su red de contactos y hágales llegar ideas. Una decisión precipitada y desinformada tendrá consecuencias mucho después de la puesta en marcha.

No dude en contactar con OnTek, especialista en Soluciones de Negocio, llamando al 902 566 048 o bien mediante este formulario:

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