La factura perfecta

¿Qué tipos de facturas existen? ¿Cómo se elaboran? ¿Qué incluyen? ¿Cómo puede ayudarle una solución de facturación? En este post queremos explicarle… ¡Cómo hacer la factura perfecta!

La factura, segun definición,  es el documento mercantil imprescindible para cualquier empresa que refleja toda la información de una operación de compraventa.  ¿Pero, qué debe contener para ser correcta? ¿Qué formatos y modalidades existen?  ¿Cuándo debería expedirse?

¿Qué debe contener la factura?

Aunque el formato puede variar y no hay ninguno concreto obligatorio, lo cierto es que en una factura no puede faltar:

• Número y Serie (si existiera): los numeros deben ser correlativos  dentro de cada serie, si existiese. EL número de series es ilimitado.
• Fecha de emisión
• Fecha de operación (si distinta de la de emisión): Fecha de devengo del IVA. Normalmente esta se relaciona con el momento en que se entrega la mercancía o bien el servicio es realizado.
• Datos del emisor: NIF, denominación social del expedidor y nombre y apellidos. Además, puede indicarse el nombre comercial y añadir el logo si se desea, así como otros domicilios adicionales.
• Datos del receptor: Denominación social, nombre y apellidos del receptor de las operaciones comerciales.
• Identificación de los bienes/servicios prestados: La descripción de los mismos debe permitir conocer la operación facturada.
•  IVA aplicado: Se debe referenciar el tipo o tipos de IVA utilizados.
• IVA desglosado: Debe reflejarse la cuota tributaria repercutida de forma desglosada, excepto en el caso que se trate de una factura simplificada en que, de forma opcional, puede reflejarse “IVA INCLUIDO”.
• Referencia a otras facturas: En las facturas rectificativas debe referenciarse la factura rectificada.
• Otras informaciones: pueden existir situaciones especiales en las que se requiera información adicional (facturación por el destinatario, inversión del sujeto pasivo, regimenes especiales…)

Aquellas organizaciones sujetas a inscripción obligatoria deben hacer constar en todas sus facturas( tambien otra documentación como correspondencia, notas de pedido, etc) el domicilio y los datos identificadores de su inscripción en el Registro Mercantil (Registro en que se encuentra inscrita la compañía, el libro, el tomo y la hoja del apunte).

¿En qué momento debe emitirse?

El IVA se devenga en el momento de la entrega del bien vendido o de la prestación del servicio o, en el momento del cobro si éste es anterior.

Si el receptor es empresario, hay de tiempo hasta el día 15 del mes siguiente para emitir la factura, a contar a partir del momento en que se entrega el bien o se presta el servicio (o el momento del cobro si éste es anterior). En caso que el receptor sea un particular que no ejerce actividades económicas, la factura se expedirá en el mismo momento del devengo.

El plazo para hacer llegar la factura al receptor es de un mes desde la fecha de emisión.

Cabe la posibilidad de incluir distintas operaciones en una misma factura siempre y cuando se hayan devengado en el mismo mes natural.

¿Cómo emitirlas?

Las facturas pueden emitirse por cualquier medio admitido en derecho y, en concreto, pueden emitirse por medios electrónicos siempre que el receptor haya dado su consentimiento (aunque sea no oponiéndose a su recepción electrónica) y los medios utilizados garanticen la autenticidad del origen, la integridad del contenido y  su legibilidad. Así pues,  un archivo PDF enviado por correo electrónico sería válido como factura electrónica sin que sea necesaria la utilización de firma electrónica.

¿Qué tipos de facturas hay?

• Ordinaria: documenta cualquier operación económica.
• Rectificativa: tambien llamada “abono”.Se utiliza para rectificar una factura ordinaria (su serie debe ser distinta).
• Recapitulativa: incluye operaciones diferentes al mismo receptor, realizadas dentro del mismo mes.
• Simplificada: También llamada ticket. No contienen  toda la información obligatoria de las facturas ordinarias (ni identificación del destinatario de la operación ni desglose del IVA), Puede utilizarse en algunas actividades del comercio minorista.
• Proforma: con carácter meramente comercial. No tiene validez fiscal ni obligación de pago.

Hasta aquí tenemos la factura «suficiente», que es aquella que cumple con los requerimientos legales. Pero para que esta se convierta en perfecta, será necesario que se adapte a la perfección a las necesidades de cada organización y a sus propósitos. Elementos como el logotipo de la empresa, datos de contacto mediante distintos canales o información adicional en las líneas que la puedan necesitar (números de contrato, etiquetas de servicio, etc) transforman cada factura en algo más que un documento legal de la transacción comercial. Cada solución de facturación ofrece distintas posibilidades… Obtenga la ayuda que necesita en esta personalización para convertir sus facturas en PERFECTAS!

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